Schritt-für-Schritt-Anleitung für Einkäufer2019-09-10T16:45:21+01:00

– Schritt-für-Schritt-Anleitung für Einkäufer

Leitfaden für nachhaltige IT-Beschaffung mit TCO Certified

Benötigen Sie Hilfe beim Einstieg in Ihre nachhaltige Beschaffungsstrategie? Folgen Sie einfach unserem Leitfaden und erhalten praktische Tipps für Ihre ersten Schritte.

Schritt 1 – Vorbereitung Ihres Unternehmens

Stellen Sie sich einige Schlüsselfragen, um Ihre aktuelle Situation zu beurteilen.
  • Verfügt Ihr Unternehmen über Nachhaltigkeitsziele?
  • Ist das Thema Nachhaltigkeit in Ihren aktuellen Beschaffungsrichtlinien enthalten?
  • Ist die Beschaffung von IT-Produkten Teil der Gesamtstrategie in Sachen Nachhaltigkeit?
  • Haben Sie Ihre Nachhaltigkeitsrichtlinien mit Ihren Zulieferern für IT-Hardware besprochen?
Legen Sie Ihre Ziele fest
  • Nutzen Sie den IT-Einkauf in Ihrer Strategie zur Erreichung Ihrer Nachhaltigkeitsziele. Der Kauf nachhaltigerer Produkte kann Ihrem Unternehmen helfen, negative Auswirkungen zu reduzieren und zu größeren Zielen wie den Sustainable Development Goals (SDGs) von 2030 beizutragen.
  • Analysieren Sie soziale und ökologische Risiken während des gesamten Produktlebenszyklus, um herauszufinden, welche Produktkategorien im nachhaltigen Einkauf zu priorisieren sind. Berücksichtigen Sie dabei auch potenzielle Vorteile wie Energie- und Kosteneinsparungen sowie eine Reduzierung von Abfall.
  • Entwickeln Sie Richtlinien und Pläne mit messbaren Zielen und Vorgaben zur Reduktion der ökologischen und sozialen Auswirkungen von IT-Produkten. Dazu kann eine verbesserte Verantwortung in der Lieferkette gehören, um Menschenrechtsverletzungen zu begegnen; und eine längere Produktnutzung, Produktwiederverwendung und -rücknahme, um einen zirkulären Wirtschaftskreislauf zu fördern.
Beteiligen Sie die richtigen Mitarbeiter
  • In der Politik-, Vertrags- und Nachbearbeitungsphase sollten Teammitglieder mit Fachkompetenz in den Bereichen IT-Betrieb, Nachhaltigkeit, Finanzen und Beschaffung einbezogen werden. Einigen Sie sich über die Nachhaltigkeitsprioritäten und die Messung der Fortschritte.
  • Schulen Sie Management- und Teammitglieder bezüglich der Nachhaltigkeitsrisiken im Zusammenhang mit IT-Produkten und informieren Sie sie darüber, wie eine nachhaltige Beschaffung dazu beitragen kann, diese Risiken zu reduzieren. Teilen Sie Ihre Fortschritte regelmäßig mit, um ein unternehmensweites Engagement zu etablieren.
  • Stellen Sie sicher, dass die Führungsebene sowohl Ihre Nachhaltigkeitsziele als auch Ihre Einkaufsstrategie unterstützt. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um das Profil der Nachhaltigkeit als Priorität zu stärken und eine angemessene Unterstützung bei der Umsetzung Ihres Plans zu gewährleisten.

Schritt 2 – Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten

Lieferanten frühzeitig einbeziehen
  • Nutzen Sie Vorgespräche und Requests for Information (RFIs), um Ihre Absichten so früh wie möglich mit Anbietern zu besprechen. Fragen Sie sie, welche Produktmodelle über die TCO-Certified-Zertifizierung verfügen und welche Modelle sie noch zertifizieren müssen. Dies trägt dazu bei, die Verfügbarkeit von zertifizierten Produkten sicherzustellen.
  • Erklären Sie Ihren Lieferanten, dass soziale und ökologische Nachhaltigkeit vorrangige Aspekte Ihres Beschaffungsprogramms sind, und dass für Sie IT-Produkte eine priorisierte Kategorie für nachhaltigen Kauf oder Leasing sind.
Informieren Sie über Ihre nachhaltigen Einkaufsziele und -prioritäten
  • Fragen Sie die Lieferanten nach ihren kurz- und langfristigen Fortschritten in puncto Nachhaltigkeit von Produkten und Lieferketten, einschließlich der Arbeitsbedingungen in der Fertigung und der Verringerung der Umweltbelastung. Informieren Sie über Ihre Absichten in den Bereichen längere Produktnutzung, Reduzierung von Elektroschrott und Wiederverwendung von Produkten.
  • Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, dass Sie beabsichtigen, TCO Certified in Ihren Kriterien anzugeben. Meistens beschließt eine IT-Marke, als direkte Antwort auf Käuferanfragen ihre Produkte zertifizieren zu lassen. Wenn Sie Ihre Absichten klar formulieren, können Sie damit den Fortschritt in der Branche vorantreiben und die Verfügbarkeit zertifizierter Produkte sicherstellen.

Schritt 3 – Geben Sie die Kriterien an

Nennen Sie Ihre Absichten
  • Erwägen Sie, Nachhaltigkeit in den Vertragsnamen mitaufzunehmen, um Ihre Absichten im Voraus klar zu kommunizieren. Zum Beispiel “Beschaffung von nachhaltigeren Notebooks”.
Geben Sie TCO Certified an
  • Geben Sie an, dass Produkte, die in Ihrem IT-Hardwarevertrag enthalten sind, während der gesamten Vertragslaufzeit “nach TCO Certified” zertifiziert sein müssen. Nehmen Sie diese Anforderungen in die Vertragsklauseln mitauf und geben Sie dem Lieferanten gegebenenfalls eine sechsmonatige Qualifizierungsfrist, um die Anforderung zu erfüllen. Auf diese Weise können Sie Angebote von Lieferanten annehmen, auch wenn alle betreffenden Produktmodelle noch nicht zertifiziert sind.
Zertifikat als Nachweis der Konformität anfordern
  • Der Nachweis der Konformität ist wichtig. Fragen Sie Ihren Lieferanten daher nach Produktzertifikaten, die belegen, dass alle im Rahmen der Vertragslaufzeit gelieferten Produktmodelle von TCO Certified zertifiziert sind.
Lieferanten über die gesamten Vertragslaufzeit hinweg in die Pflicht nehmen
  • Geben Sie an, dass gelieferte Produkte “ein aktives Zertifikat von TCO Certified während der gesamten Vertragslaufzeit” vorweisen müssen, insbesondere wenn der Hersteller das Produktmodell während dieser Zeit aktualisiert. Das Zertifikat ist zwei Jahre gültig, mit der Option, es um ein Jahr zu verlängern. Ihr Lieferant sollte aktualisierte Zertifikate als weiteren Nachweis der Konformität beibringen.
  • Fügen Sie eine Vertragsauflösungsklausel oder andere Vertragsbestimmungen zu Konsequenzen hinzu, falls ein Lieferant keine gültigen Zertifikate als Nachweis für die Produktkonformität vorlegt, die die Laufzeit des Vertrages abdecken.

Schritt 4 – Verlaufskontrolle nach der Vertragsunterzeichnung

Kaufen Sie auf Basis ihres nachhaltigen Einkaufsvertrag
  • Sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen dauerhaft den IT-Vertrag nutzt, in dem Ihre nachhaltigen Beschaffungskriterien festlegt sind, damit Sie langfristig mit Ihren Nachhaltigkeitsprinzipien in Einklang bleiben und Ihre Erfolge besser messen können.
  • Nutzen Sie den Produktfinder, um über zertifizierte Modelle und deren Gültigkeitsdatum auf dem Laufenden zu bleiben. Fordern Sie Zertifikate an, wenn neue Modelle geliefert werden.
Verlaufskontrolle der Einhaltung aller Vorschriften durch den Lieferanten
  • Kontrollieren Sie regelmäßig die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten, um sicherzustellen, dass die von ihnen gelieferten Produkte weiterhin über aktive Zertifikate von TCO Certified verfügen. Dies ist von besonderer Bedeutung, sollten Produktmodelle aktualisiert werden. Ein aktives Zertifikat bedeutet, dass das TCO-Certified-System die Einhaltung der Produkt- und Werksvorschriften kontinuierlich überprüft, was Ihnen Zeit und Ressourcen spart.
Messen Sie Ihren Fortschritt
  • Zertifikate von TCO Certified beinhalten die folgenden Kennzahlen für jedes zertifizierte Modell: 1. Energieverbrauch des Produkts*, 2. Prozentualer Anteil des verwendeten recycelten Kunststoffs und 3. Gesamtproduktgewicht. Diese Zahlen können herangezogen werden, um z.B. die Fortschritte bei der Erreichung der Klimaziele oder der Reduktion von Elektroschrott zu messen. Da alle Daten dieser Kennzahlen unabhängig verifiziert werden, können Sie sicher sein, dass Sie die Zahlen in Ihrer Nachhaltigkeitsberichterstattung verwenden können.

    *Die Kriterien für den Energieverbrauch gelten nicht für Smartphones, Tablets oder Headsets.

Weitere Unterstützung erhalten Sie hier!

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TCO Certified erleichtert das nachhaltige Beschaffungswesen

IT-Produkte stehen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg in Verbindung mit vielen sozialen und ökologischen Risiken. Die Einbeziehung von TCO Certified in Ihre Beschaffungsverträge bedeutet einen effektiven Weg, um die IT-Branche anzuspornen und gleichzeitig Ihr Unternehmen als Vorreiter in Sachen Nachhaltigkeit zu positionieren.

Viele Produkte sind bereits zertifiziert

Mit unserem Produktfinder bieten wir eine stets aktuelle Liste, in der Sie nach Kategorie, Marke oder Produktnamen suchen können. Der Produkt Finder wird umgehend aktualisiert, sobald ein neues Modell zertifiziert wurde. Wenn Sie ein Produkt nicht finden können, von dem ein Markeninhaber behauptet, dass es zertifiziert ist, lassen Sie es uns wissen!

Sehen Sie sich die gesamten Kriterien an

Sie können die detaillierten Kriterien von TCO Certified einsehen, Kriteriendokumente herunterladen und mehr über unsere Verifizierungsprozesse erfahren, indem Sie unsere Seite mit den Zertifizierungsdokumenten besuchen.