Schritt-für-Schritt-Anleitung für Einkäufer2019-07-01T16:28:45+02:00

– Schritt-für-Schritt-Anleitung für Einkäufer

Leitfaden für nachhaltige IT-Beschaffung mit TCO Certified

Benötigen Sie Hilfe beim Einstieg in Ihre nachhaltige Beschaffungsstrategie? Folgen Sie einfach unserem Leitfaden und erhalten praktische Tipps für Ihre ersten Schritte.

Erster Schritt – Vorbereitung Ihres Unternehmens

Stellen Sie sich einige Schlüsselfragen, um Ihre aktuelle Situation zu beurteilen
  • Verfügt Ihr Unternehmen über Nachhaltigkeitsziele?
  • Ist Nachhaltigkeit Teil Ihrer aktuellen Beschaffungsrichtlinien?
  • Ist der IT-Einkauf Bestandteil Ihrer Gesamtstrategie in Sachen Nachhaltigkeit?
  • Haben Sie Ihre Nachhaltigkeitsrichtlinien bereits mit Ihren Zulieferern für IT-Hardware besprochen?
Legen Sie Ihre Ziele fest
  • Nutzen Sie den IT-Einkauf als Teil Ihrer Strategie zur Erreichung Ihrer Nachhaltigkeitsziele. Die Beschaffung nachhaltigerer Produkte kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, negative Auswirkungen zu reduzieren und zu bedeutenden Initiativen wie den UN-Zielen für nachhaltige Entwicklung (UN Sustainable Development Goals – SDGs) beizutragen.
  • Stellen Sie fest, welche sozialen und ökologischen Risiken über den gesamten Produktlebenszyklus zum Tragen kommen, um herauszufinden welche Produktkategorien im nachhaltigen Einkauf vorrangig zu behandeln sind. Berücksichtigen Sie auch potenzielle Vorteile wie Energie- und Kosteneinsparungen sowie die Reduktion von Abfall.
  • Entwickeln Sie Richtlinien und Pläne mit messbaren Zielen und Vorgaben zur Reduzierung der ökologischen und sozialen Auswirkungen von IT-Produkten. Dazu kann eine größere Verantwortung in der Lieferkette zählen, um Menschenrechtsverletzungen zu vermeiden, aber auch eine verlängerte Produktnutzung sowie die Wiederverwendung und Rücknahme von Produkten, um einen zirkulären Wirtschaftskreislauf zu fördern, kommen in Betracht.
Passende Mitarbeiter beschäftigen
  • In den Phasen der Verfahrens- und Vertragsgestaltung sowie der Nachbearbeitung sollten Mitarbeiter mit Fachwissen in den Bereichen IT-Betrieb, Nachhaltigkeit, Finanzen und der Beschaffung miteinbezogen werden. Diese sollten sich zunächst auf die Prioritätensetzung in Sachen Nachhaltigkeit einigen und festlegen, wie die Messung der Fortschritte erfolgen wird.
  • Unterrichten Sie das Management und Ihre Mitarbeiter über die Nachhaltigkeitsrisiken im Zusammenhang mit IT-Produkten. Verdeutlichen Sie zudem die Bedeutung nachhaltiger Beschaffung, wenn es darum geht, diese Risiken zu reduzieren. Informieren Sie regelmäßig über Ihre Fortschritte, um ein unternehmensweites Bewusstsein zu schaffen.
  • Stellen Sie sicher, dass die Managementebene sowohl Ihre Nachhaltigkeitsziele als auch Ihre Beschaffungsstrategie unterstützt. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um das Profil der Nachhaltigkeit als Priorität zu stärken und um sich die nötige Unterstützung bei der Umsetzung Ihres Plans zu sichern.

Schritt 2 – Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten

Lieferanten frühzeitig einbeziehen
  • Nutzen Sie Gespräche im Rahmen Ihrer Recherchen zu möglichen Lieferanten und Requests for Information (RFIs), um Ihre Pläne so früh wie möglich mit den Anbietern zu besprechen. Fragen Sie sie, welche Produktmodelle nach TCO Certified zertifiziert wurden und welche Modelle sie noch zertifizieren müssen. Dies trägt dazu bei, die Verfügbarkeit von zertifizierten Produkten sicherzustellen.
  • Erläutern Sie Ihren Lieferanten, dass soziale und ökologische Nachhaltigkeit ein vorrangiger Aspekt Ihres Beschaffungswesens ist. Erklären Sie ihnen zudem, dass IT-Produkte für Sie eine bedeutende Kategorie im Falle nachhaltige Beschaffung (Kauf oder Leasing) darstellen.
Informieren Sie über Ihre Ziele und Prioritäten bei der nachhaltigen Beschaffung
  • Informieren Sie sich bei Ihren Lieferanten nach deren kurz- und langfristigen Fortschritten in Sachen Nachhaltigkeit von Produkten und Lieferketten, einschließlich der Arbeitsbedingungen bei der Herstellung und der Reduktion von Umweltbelastungen. Sprechen Sie über Ihre Absichten in puncto verlängerter Produktnutzung, Reduzierung von Elektroschrott und der Wiederverwendung von Produkten.
  • Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, dass Sie beabsichtigen, TCO Certified in Ihren Kriterienkatalog mitaufzunehmen. Meist entschließen sich IT-Firmen dann dazu, ihre Produkte zertifizieren zu lassen – als eine direkte Reaktion auf eine Kundenanfrage. Wenn Sie Ihre Absichten klar formulieren, unterstützen Sie den Fortschritt der Branche und stellen so die Verfügbarkeit zertifizierter Produkte sicher.

Schritt 3 – Definieren Sie die Kriterien

Erklären Sie Ihre Absichten
  • Ziehen Sie in Erwägung, das Thema Nachhaltigkeit bereits in den Namen des Vertrags mitaufzunehmen, um Ihre Absichten im Voraus klar zu machen. Beispielsweise: “Beschaffung von nachhaltigeren Notebooks”.
Geben Sie TCO Certified vor
  • Legen Sie fest, dass Produkte, die in Ihrem IT-Hardwarevertrag enthalten sind, während der gesamten Vertragslaufzeit “nach TCO Certified” zertifiziert sein müssen. Nehmen Sie diese Anforderungen in die Vertragsklauseln mit auf und geben Sie dem Lieferanten eine sechsmonatige Qualifizierungsfrist, um die Anforderung zu erfüllen. Auf diese Weise können Sie Angebote von Lieferanten annehmen, auch wenn noch nicht alle angegebenen Produktmodelle zertifiziert sind.
Verlangen Sie ein Zertifikat als Nachweis der Konformität
  • Der Nachweis der Konformität ist wichtig. Fragen Sie daher Ihren Zulieferer nach Produktzertifikaten, die belegen, dass alle während der Vertragslaufzeit gelieferten Produktmodelle entsprechend TCO Certified zertifiziert sind.
Nehmen Sie Lieferanten während der gesamten Vertragslaufzeit in die Pflicht
  • Legen Sie fest, dass gelieferte Produkte “über ein gültiges TCO-Certified-Zertifikat während der gesamten Vertragslaufzeit” verfügen müssen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Hersteller das Produktmodell während dieses Zeitraums aktualisieren sollte. Das Zertifikat ist zwei Jahre gültig, mit der Option, es um ein Jahr zu verlängern zu können. Ihr Zulieferer sollte zudem aktualisierte Zertifikate als fortwährenden Nachweis der Konformität bereitstellen.
  • Ergänzen Sie den Vertrag um eine Abfindungsklausel oder andere Vertragsstrafen, falls ein Lieferant keine gültigen Zertifikate als Nachweis der Konformität vorlegt, die die Laufzeit des Vertrages abdecken.

Schritt 4 – Weiterverfolgung nach Vertragsabschluss

Kaufen Sie im Rahmen Ihres nachhaltigen Beschaffungsvertrags
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Beschaffung dauerhaft auf den IT-Beschaffungsvertrag stützt, der Ihre nachhaltigen Beschaffungskriterien festlegt, um mit Ihren Nachhaltigkeitsplänen in Einklang zu bleiben und Ihre Fortschritte besser messen zu können.
  • Nutzen Sie den Produktfinder auf tcocertified.com, um sich über aktuell zertifizierte Produktmodelle und der Gültigkeit ihres Zertifikats zu informieren. Verlangen Sie Zertifikate, wenn neue Modelle geliefert werden.
Weiterverfolgung der Einhaltung der Kriterien durch die Lieferanten
  • Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren Zulieferern, um sicherzustellen, dass die von ihnen gelieferten Produkte weiterhin über gültige Zertifikate von TCO Certified verfügen. Dies ist besonders wichtig, wenn Produktmodelle aktualisiert werden. Ein gültiges Zertifikat bescheinigt, dass das Produkt von TCO Certified regelmäßig hinsichtlich der Einhaltung der Produkt- und Fertigungsvorschriften überprüft wird, was Ihnen selbst Zeit und Ressourcen spart.
Messen Sie Ihren Fortschritt
  • Zertifikate von TCO Certified enthalten die folgenden Informationen: 1. Energieverbrauch des Produkts.* 2. Prozentualer Anteil des im Produkt verwendeten recycelten Kunststoffs. 3. Gesamtproduktgewicht. Diese Informationen können herangezogen werden, um z.B. die Fortschritte bei der Erreichung klima- und elektroschrottbezogener Ziele zu messen. Da alle Daten unabhängig verifiziert werden, können Sie sicher sein, dass Sie die Zahlen in Ihrer Nachhaltigkeitsberichterstattung verwenden können.

    *Die Kriterien bezüglich des Energieverbrauchs gelten nicht für Smartphones, Tablets oder Headsets.elbst Zeit und Ressourcen spart.

Weitere Unterstützung erhalten Sie hier!

Finden Sie praktische Tipps in unserem Leitfaden. Nachhaltiger IT-Einkauf mit TCO Certified.

Lesen Sie den Leitfaden

Benötigen Sie Hilfe beim Einstieg?

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Hilfe bei der nachhaltigen Beschaffung von IT-Produkten benötigen.

Kontaktieren Sie uns

Weitere Unterstützung erhalten Sie hier!

Finden Sie praktische Tipps in unserem Leitfaden. Nachhaltiger IT-Einkauf mit TCO Certified.

Lesen Sie den Leitfaden

Benötigen Sie Hilfe beim Einstieg?

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Hilfe bei der nachhaltigen Beschaffung von IT-Produkten benötigen.

Kontaktieren Sie uns

Weitere Unterstützung erhalten Sie hier!

Finden Sie praktische Tipps in unserem Leitfaden. Nachhaltiger IT-Einkauf mit TCO Certified.

Lesen Sie den Leitfaden

Benötigen Sie Hilfe beim Einstieg?

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Hilfe bei der nachhaltigen Beschaffung von IT-Produkten benötigen.

TCO Certified erleichtert das nachhaltige Beschaffungswesen

IT-Produkte stehen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg in Verbindung mit vielen sozialen und ökologischen Risiken. Die Einbeziehung von TCO Certified in Ihre Beschaffungsverträge bedeutet einen effektiven Weg, um die IT-Branche anzuspornen und gleichzeitig Ihr Unternehmen als Vorreiter in Sachen Nachhaltigkeit zu positionieren.

Viele Produkte sind bereits zertifiziert

Mit unserem Produktfinder bieten wir eine stets aktuelle Liste, in der Sie nach Kategorie, Marke oder Produktnamen suchen können. Der Produkt Finder wird umgehend aktualisiert, sobald ein neues Modell zertifiziert wurde. Wenn Sie ein Produkt nicht finden können, von dem ein Markeninhaber behauptet, dass es zertifiziert ist, lassen Sie es uns wissen!

Sehen Sie sich die gesamten Kriterien an

Sie können die detaillierten Kriterien von TCO Certified einsehen, Kriteriendokumente herunterladen und mehr über unsere Verifizierungsprozesse erfahren, indem Sie unsere Seite mit den Zertifizierungsdokumenten besuchen.

Abonnieren Sie unseren Newsletter für die neuesten Nachrichten, Webinare und Veranstaltungen.